Новые стандарты ИСО на системы менеджмента документов способствуют прозрачности корпоративного управления

В свете последних инцидентов в сфере корпоративного управления два новых стандарта ИСО помогут организациям быстро и эффективно предоставлять корпоративную информацию. Отраслевые надзорные органы ужесточили требования к компаниям по предоставлению такой информации, поскольку участились случаи ошибок и нарушений в области финансового менеджмента, корпоративной этики, раскрытия информации и обеспечения прозрачности решений.
В стандартах ISO 30300:2011 "Информация и документация. Системы менеджмента документов. Основные положения и словарь" и ISO 30301:2011 "Информация и документация. Системы менеджмента документов. Требования" в "концентрированном" виде собраны знания экспертов из 27 стран и 5-ти континентов.
Данные стандарты совместимы и дополняют другие стандарты на системы менеджмента (ССМ), разработанные ИСО, такие как ISO 9001 (менеджмент качества), ISO 14001 (экологический менеджмент), and ISO/IEC 27001 (менеджмент информационной безопасности).
ISO 30300 представляет собой обобщающий стандарт, который включает основные принципы и общий словарь для данной серии стандартов, а в ISO 30301 устанавливаются требования к системе управления документацией. Идет разработка следующих стандартов серии ISO 30300.
Руководители рабочей группы, разработавшей стандарты, Юдит Эллис и Карлота Бустело подчеркивают: "Серия стандартов ISO 30300 устанавливает методику системного подхода к созданию и управлению документами, соответствующею целям и стратегии организации. Управления записями с помощью стандарта на системы менеджмента обеспечивает оптимизацию по затратам таких операций, как хранение, извлечение, повторное использование информации, участие в судебных делах и проверка благонадежности финансового состояния компании".
Стоимость разработки системы управления документацией зависит от области охвата внутри организации и определяется на основании потребностей бизнеса и оценки рисков. Ее внедрение может обеспечить отдачу инвестиций как в краткосрочном, так и в долгосрочном периоде, а также поможет устранить нежелательные затраты.
На организации оказывают влияние глобальные факторы, как коммерческие, так и не коммерческие, масштабные и незначительные, заставляя снижать затраты и быстро реагировать на изменения внешней среды с помощью систем управления документацией. Эти факторы включают:
  • усиление коммерческой конкуренции;
  • технологические изменения вследствие возникновения систем электронной коммерции и электронного государственного управления;
  • скорость телекоммуникаций и распространение информации в интернете;
  • повышение сложности локальной, национальной и международной среды регулирования;
  • повышение ожиданий граждан в отношении ведения бизнеса подотчетным, прозрачным и социально ответственным способом;
  • увеличение внешних рисков, включая угрозы безопасности и природные катастрофы.
Документирование деятельности - важнейшая функция для любой организационной деятельности, процедуры и системы. Система менеджмента документации обеспечивает эффективность и подотчетность ведения бизнеса, позволяет управлять рисками и непрерывностью бизнеса и дает возможность организациям получать выгоды от использования своих информационных ресурсов в качестве деловых, коммерческих и экспертных активов. В то же время системы менеджмента документации способствует накоплению организационной памяти, что позволяет отвечать на вызовы глобальной электронной среды.
Новые стандарты ИСО предназначены для таких секторов, как государственные и учебные организации, производство (особенно, фармацевтика и разработка месторождений). Ожидается, что наибольшие преимущества от эффективного внедрения стандарта получат компании, участвующие в программах социальной ответственности, а также сектора, для которых крайне важно продемонстрировать соответствие требованиям, например, ядерная энергетика и телекоммуникации.
При разработке новых стандартов был использован опыт, полученный при анализе использования стандарта ISO 15489 "Информация и документация. Управление записями", опубликованного около 10 лет назад.
По данным сайта www.iso.org