Создание системы управления качеством

Возьмите топ-менеджмент "на борт"
Первое требование заключается в том, что топ-менеджмент видел необходимость в создании системы управления качеством и был преисполнен решимости поддерживать ее создание, внедрение СМК и дальнейшую поддержку. Это будет огромным первым шагом, если руководство согласно на статус-кво. Руководители могут не видеть никакой пользы от имеющихся стандартизированных процедур, даже если они обязаны соблюдать их. Они могут не понимать преимущества от проведения корректирующих мероприятий, анализа со стороны руководства, измерения качества или любых других процедур, требующих изменения привычного поведения. Управление также должно понимать, если в реальных целях нет сертификации на соответствие стандарту ISO 9001, вероятность того, что система менеджмента качества будет создана, внедрена и поддерживаема, равна нулю.
Так как создание системы управления качеством и сертификация предусматривает расходы, если бы это не давало преимуществ, то стандарт ISO 9001 не был бы так популярен, как он популярен сегодня, с феноменальным распространением по всему миру в течение 20 лет. Хотя первоначальным преимуществом может считаться удовлетворение требований заказчиков путем получения сертификата ISO, организации, которые сосредоточены исключительно на коммерческую выгоду от сертификации ISO осознают некоторые дополнительные преимущества. Расходы на создание системы управления качеством, в последующем многократно окупаются конкретными выгодами.
Определите четкие цели
Второе требование к топ-менеджменту – определение целей системы менеджмента качества. Эти цели должны быть как общими, так и конкретными. Общая цель может заключаться в получении сертификата к определенной дате. Более конкретные цели могут включать в себя проведение измерения процессов и постановку конкретных целей; усиление контроля над некоторыми процессами, повышение эффективности и т.д. Поставить цели помогут организации сосредоточить внимание на том, что действительно важно. Цели, касающиеся внедрения системы менеджмента качества, должны обязательно предусматривать конкретные сроки. Без сроков, цель сертификации не будет достигнута.
Наиболее успешное внедрение произойдет тогда, когда график выполнения работ становится частной целью каждого менеджера. В противном случае, сроки и ответственность за выполнение необходимых задач ляжет на одно лицо, как правило, менеджера по качеству, который имеет мало влияния на приоритеты и другие вопросы в рамках организации. Проектный подход к планированию наиболее эффективный.
Определите сферу распространения
Третье требование заключается в определении сферы действия системы менеджмента качества. Это может быть несложно для организаций с одной организационной единицей или простым ассортиментом продукции. Организации со сложной структурой иногда пытаются разделить свои процессы и определить те из них, которые будут объектом требований системы менеджмента качества, в отличие от тех, которые этим требований могут не соответствовать. Такое решение часто принимается, руководствуясь внутренней политикой, а не здравым смыслом. Например, отдел продаж может способствовать получению сертификата ISO 9001, но редко видит необходимость быть частью системы управления качеством. Некоторые отделы могут попытаться исключить себя из сферы действия системы менеджмента качества, веря в то, что они обладают особыми обстоятельствами, которые допускают исключения. Топ-менеджменту нужно будет удостовериться, что каждый является активным участником, так как все в организации имеет отношение к качеству продукции и услуг.
Распространенное заблуждение о создании системы менеджмента качества часто заключается в том, что именно должно "подвергаться аудиту". Это проблема обычно появляется на этапе создания документации, если сотрудники заявляют, что они не хотят взять на себя обязательство по документированию определенных вещей, так как это значит, что это может быть проверено на аудите или что они обязаны делать только то, что конкретно требуется стандартом ISO 9001 и не более.
Такая логика основана на убеждении, что требования стандарта определены в интересах аудитора, а не для достижения целей организации. Если этот подход будет применяться ко всему процессу создания и внедрения системы менеджмента качества, то тогда организация будет в конечном итоге иметь два аналогичных набора документации: одну, чтобы показать аудитору, и полную версию, включающую реальную картину того, как организация работает как бизнес. Такой подход, как правило, непродуктивен и дорогостоящий. Наиболее эффективный подход должен предусматривать включение всего, что способствует достижению целей организации.
Проведите адаптацию
Еще одним требованием к системе управления качеством является адаптация. Очень жаль, что некоторые организации по-прежнему пытаются приобрести "стандартную" документацию, которая зачастую является достаточно общей, чтобы быть применимой практически, и не содержит никаких реальных требований. Если нет реальных требований, то нет реальных инструкций для реальных процессов организации.
Подробная адаптация также должна быть выполнена с расчетом на возможные будущие изменения в организации и обеспечивать необходимую гибкость в выполнении задач, которые этого требуют, в интересах организации. Цели организации являются важным аспектом создания структуры системы менеджмента качества и конкретных требований, связанные с каждым процессом. Например, если организация имеет цель усилить контроль над продуктом, возвращенным для ремонта, она должна проследить, чтобы была разработана подробная процедура для эффективного отслеживания возвратов и проведения соответствующих записей.
Эта процедура может включать в себя создание системы отслеживания и показатели измерения процесса, с тем, чтобы впоследствии руководство могло определить степень соответствия процесса целям организации. И наоборот, например, порядок ввода данных может быть очень простым автоматизированным процессом, который последовательно выполняется без документированных процедур. Что документировать, объем документирования, и что измерять является решением, которое уникально для каждой организации.
Выбор консультанта
Некоторые организации чрезмерно увлекаются созданием многочисленных инструкций различных уровней, которые не имеют большой ценности и приносят много хлопот при их поддержке в актуальном состоянии. Иногда в таких ситуациях наиболее важные, критичные процессы попросту игнорируются. Цель третьей стороны, такой, как опытный консультант, - обеспечение ценного руководства в вопросах, каким образом должна быть создана структура системы управления качеством, чтобы обеспечить достижение целей, стоящих перед организацией. Консультант может руководить организацией через процесс создания системы управления качеством и сохранять акцент в деятельности каждого сотрудника на достижении целей организации.
Как только документация разработана, организация должна взять на себя ответственность настаивая на соблюдении конкретных требований системы, проведению измерений процессов, анализа и принятия мер по улучшению. Эти шаги сложнее всего сделать, потому как они обычно требуют от организации культурных изменений. Требования иногда испытываются путем попытки применения к ним "особых обстоятельств" или исключений. Руководству компании должно быть ясно, что требования, необходимые для достижения целей организации, должны быть удовлетворены.
Кроме того, многие организации борются с проблемами при измерении процессов. Результаты измерения процессов должны предоставлять полезную информацию. Если измерение процесса в результате не предоставляет точную информацию об эффективности его протекания, то руководство организации должно принять меры путем корректировки показателей , либо точности измерения процессов. Ценные ресурсы могут быть растрачены на бесполезные измерения процессов, которые не способствуют достижению общих целей организации.
Хотя создание системы управления качеством является огромной проблемой для большинства организаций, последующие процессы внедрения, поддержания и совершенствования системы управления качеством будет еще более проблематичными, если руководство не возьмет на себя должные обязательства.
Технические советы:
  • Первое условие для создания системы управления качеством - гарантия, что топ-менеджмент заинтересован в создании системы управления качеством и преисполнен решимости поддерживать ее создание, внедрение и поддержку.
  • Цели внедрения системы менеджмента качества должны включать обязательства по срокам выполнения. Без графика, цель получения сертификата не будет достигнута.
  • Цели организации являются определяющим и при создании структуры системы менеджмента качества и конкретных требований к каждому процессу.
  • Как только документация разработана, организация должна взять на себя ответственность в системе управления качеством, настаивая на соблюдении конкретных требований, измерении процессов, проведении анализа и принятию мер по улучшению.
Источник: www.klubok.net